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Utilidades y facilidades
Dos modelos
Un programa de hoja de cálculo u hoja electrónica nos permite efectuar cálculos sencillos y complejos, y modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis de las mismas.
Sustituyen con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras y proporcionan además un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos.
Cada hoja de cálculo se almacena en disco como un archivo separado, y es normal disponer de los mandatos para copiar, cambiar de nombre o eliminar los archivos.
En ocasiones un archivo puede contener una o varias hojas de cálculo y diversos tipos de información relacionada.
Es posible relacionar información de hojas de distintos archivos.
Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas y columnas.
Celda, es el área de intersección de una fila y una columna; puede contener un número, texto o una expresión de texto, y fórmulas o funciones que permiten calcular un número a partir de los valores de otras celdas de la hoja de cálculo.
Cuando las entradas son más anchas que las celdas, si es texto sobrepasa la celda, si la de la derecha está vacía, o, muestra solo el texto que quepa; si es un valor muestra ###### (signo de número).
Las hojas de cálculo disponen de facilidades para introducir y editar valores en cada una de las celdas, permitiendo, por ejemplo, introducir series de números automáticamente.
Las celdas pueden tener propiedades individuales.
Las facilidades aritméticas se basan en el uso de referencias que identifican cada una de las celdas. Las referencias pueden ser relativas o absolutas.
Rango es un bloque de celdas. Los rangos pueden tener un mínimo de una celda y un máximo de la hoja de cálculo íntegra. Una vez definido el rango, podrá trabajar con todas las celdas del mismo en lugar de hacerlo con una celda por vez. Una referencia a rango consta de la referencia de dos celdas separados por dos puntos (:).
Las hojas de cálculo permiten la ordenación, búsqueda y selección de la información por filas, columnas o bloques seleccionados. Algunas permiten utilizar valores condicionales.
Una fórmula es una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de valores ya existentes.
Una función es una fórmula incorporada. Se incorporan a la HC a fin de no tener necesidad de escribir fórmulas comunes que suelen ser complejas.
Es posible crear enlaces entre hojas de cálculo y algunas permiten crear una gran variedad de tipos de gráficos y diagramas.
Además de funciones matemáticas, financieras, estadísticas, de fecha y hora, lógicas y de manipulación de cadenas, los últimos diseños incluyen la producción de gráficos a partir de datos y diseño de páginas tipo documento.
Las hojas de cálculo presentan una parte del total en la pantalla y suelen disponer de una barra de menú en la parte superior de la misma.
Para facilitar el trabajo de edición suelen incluir barras de herramientas con botones para las opciones de mayor uso, aceleradores y teclas de acceso directo.
Muchas hojas de cálculo tienen su propio lenguaje de programación.
En la barra de menús suelen figurar las siguientes etiquetas:
- Archivo, con opciones para el manejo de documentos; crear, abrir, guardar, e imprimir los documentos.
- Edición, para facilitar la introducción de datos; manipulación de selecciones.
- Ver, para el manejo de opciones de presentación de la ventana.
- Insertar, para la inserción de celdas, salto de página, fecha, hora, etc., y objetos.
- Formato, para cambiar la apariencia de una selección.
- Ventana, para reorganizar las ventanas, y activar una específica.
- Ayuda, que ofrece ayuda interactiva a propósito del programa y comandos del mismo por medio índices o contenidos.
Adicionalmente puede haber una barra de herramientas, incluso barras para alguna herramienta compleja.