Excel Viewer está diseñado para facilitar el intercambio de documentos de Microsoft Excel con otros usuarios y para verlos en pantalla. Excel Viewer permite abrir, ver, filtrar automáticamente e imprimir archivos de Excel.

Excel Viewer no permite modificar documentos abiertos, aunque si es posible copiarlos y pegarlos en el Portapapeles, y arrastrar y colocar cualquier documento de Excel. Estas características de presentación y manipulación de hojas de cálculo convierten a Excel Viewer en una herramienta de exploración de documentos eficiente y conveniente, y constituye un sustituto perfecto para el programa Vista rápida suministrado con Windows.

Microsoft le anima a que distribuya Excel Viewer junto con sus documentos de Excel a las personas que no tengan Microsoft Excel.